Banyak orang tidak
sadar sudah terjebak dalam false productivity atau sebuah kondisi di
mana mereka tampak sibuk namun tidak benar-benar menghasilkan hal yang
signifikan.
Ketika seseorang
merasa terjebak dalam rutinitas yang menghabiskan waktu tetapi tidak memberikan
hasil yang nyata, itu adalah contoh klasik dari false productivity.
Untuk mengatasi hal
ini, penting untuk memahami dan menerapkan teknik productive workflows
yang memungkinkan seseorang untuk bekerja secara cerdas dan terstruktur, bukan
hanya bekerja tanpa tujuan yang jelas.
Productive
workflows atau alur kerja yang
produktif adalah serangkaian proses atau cara-cara untuk bekerja yang lebih
efisien dan efektif, dengan tujuan untuk mencapai hasil yang maksimal dalam
waktu yang terbatas.
Di dunia kerja yang
semakin bergantung pada teknologi sangat mudah untuk merasa sibuk namun tidak
produktif. Alur kerja yang produktif membantu seseorang untuk memprioritaskan
tugas-tugas yang memiliki dampak terbesar dan menghindari pemborosan waktu pada
aktivitas yang hanya memberikan kepuasan sementara, seperti mengecek email
berulang kali atau terjebak dalam pertemuan yang tidak diperlukan.
Penerapan productive
workflows berarti bukan hanya sekadar menyelesaikan banyak tugas, tetapi
lebih kepada menyelesaikan tugas yang tepat, dengan cara yang tepat, dan pada
waktu yang tepat.
Time Blocking
Salah satu teknik
paling populer untuk meningkatkan produktivitas adalah time blocking,
sebuah metode yang membantu mengatur waktu mereka dengan cara yang lebih
terstruktur dan terfokus. Time blocking melibatkan pembagian waktu dalam
blok-blok tertentu, di mana setiap blok hanya dikhususkan untuk satu aktivitas
atau jenis pekerjaan tertentu.
Pada dasarnya time
blocking membantu untuk meminimalisir gangguan dan multitasking yang sering
kali menyebabkan pemborosan waktu. Dengan membagi waktu dalam periode-periode
tertentu untuk tugas tertentu dapat membuat lebih fokus dan efisien, serta
menghasilkan kualitas pekerjaan yang lebih tinggi.
Misal, waktu antara
jam 9 hingga 12 dapat dikhususkan untuk menyelesaikan pekerjaan berat seperti
menulis laporan atau merencanakan proyek besar, sementara waktu setelah makan
siang bisa digunakan untuk kegiatan administratif yang lebih ringan.
Metode ini juga
memberikan ruang untuk menyeimbangkan waktu kerja dan waktu istirahat. Membagi
waktu dengan cara ini dapat membantu meminimalisir rasa lelah akibat pekerjaan
yang terlalu berat, serta menjaga tingkat energi tetap tinggi sepanjang hari.
Fokus Tanpa
Gangguan
Sebagai salah satu
teknik paling efektif untuk menciptakan productive workflows, konsep deep
work yang diperkenalkan oleh Cal Newport dalam bukunya yang berjudul Deep
Work: Rules for Focused Success in a Distracted World mengajarkan
pentingnya bekerja dengan konsentrasi tinggi dan tanpa gangguan.
Deep work merujuk pada
periode kerja yang sangat fokus di mana seseorang sepenuhnya terlibat dalam
tugas yang membutuhkan pemikiran mendalam, kreativitas, dan penyelesaian
masalah yang kompleks.
Selama periode deep
work, gangguan seperti ponsel, email, atau media sosial harus dihindari. Tujuan
dari deep work adalah untuk menyelesaikan pekerjaan dengan kualitas tinggi
dalam waktu yang lebih singkat karena individu dapat bekerja dengan penuh perhatian
dan intensitas yang tinggi.
Melakukan deep work
sangatlah sulit. Namun, dengan menetapkan waktu khusus dan menciptakan
lingkungan yang bebas gangguan, hasil yang dapat dicapai akan jauh lebih
memuaskan. Deep work bukan hanya tentang bekerja keras tetapi bekerja dengan
kualitas yang lebih baik, yang pada gilirannya akan mempercepat pencapaian
tujuan jangka panjang.
Eisenhower Matrix
Dalam alur kerja yang
produktif, prioritas adalah kunci utama. Salah satu teknik yang sangat
berguna untuk memprioritaskan tugas adalah Eisenhower Matrix, yaitu membagi
tugas-tugas menjadi empat kategori berdasarkan dua faktor utama: urgensi dan
kepentingan.
Matrix ini membantu
seseorang untuk mengidentifikasi tugas-tugas yang perlu dikerjakan segera,
serta yang bisa ditunda atau didelegasikan. Empat kategori dalam Eisenhower
Matrix adalah :
- Urgent & Important: Tugas yang harus dilakukan segera dan
memiliki dampak besar.
- Not Urgent but Important: Tugas yang penting namun tidak mendesak,
yang perlu dijadwalkan untuk diselesaikan pada waktu tertentu.
- Urgent but Not Important: Tugas yang mendesak tetapi tidak
memiliki dampak besar, yang sebaiknya didelegasikan.
- Not Urgent & Not Important: Tugas yang tidak mendesak dan tidak
penting, yang sebaiknya dihindari untuk menghindari pemborosan waktu.
Dengan menggunakan
matrix ini, seseorang dapat lebih mudah mengidentifikasi aktivitas yang
benar-benar mendekatkan pada tujuan besar dan menghindari pekerjaan yang hanya
menghabiskan waktu tanpa memberikan nilai tambah.
Menyusun Langkah
yang Terukur
Salah satu kunci untuk
menghindari false productivity adalah dengan memiliki tujuan yang jelas dan
terukur. Tanpa tujuan yang jelas, sangat mudah untuk terjebak dalam pekerjaan
yang hanya menciptakan kesibukan, tanpa menghasilkan hasil yang berarti.
Tujuan jangka panjang
memberikan arah yang jelas namun untuk mencapainya tujuan jangka pendek perlu
disusun dengan hati-hati. Tujuan jangka pendek ini berfungsi sebagai batu
loncatan untuk mencapai tujuan yang lebih besar.
Penting untuk
memastikan bahwa setiap langkah kecil yang diambil memiliki kontribusi langsung
terhadap pencapaian tujuan jangka panjang. Ini bisa berupa proyek yang harus
diselesaikan dalam waktu dekat, atau pencapaian yang lebih kecil yang
mendekatkan pada target yang lebih besar.
Selain itu, untuk
memastikan bahwa tujuan tetap realistis dan dapat dicapai, metode SMART
(Specific, Measurable, Achievable, Relevant, Time-bound) dapat digunakan untuk
merinci tujuan dengan lebih jelas.
Evaluasi dan
Penyesuaian Berkala
Alur kerja yang produktif
tidak akan berjalan dengan baik jika tidak dievaluasi secara berkala. Evaluasi
memungkinkan seseorang untuk mengidentifikasi apa yang sudah bekerja dengan
baik dan apa yang perlu diperbaiki. Untuk menghindari terjebak dalam false
productivity, karena sering kali seseorang akan terus menjalani rutinitas yang
tidak efektif jika tidak ada upaya untuk mengevaluasi hasil kerja mereka.
Penyesuaian juga
penting untuk menyesuaikan alur kerja dengan perubahan kondisi. Jika seseorang
merasa bahwa waktu yang diblokir untuk tugas tertentu terlalu panjang atau
terlalu pendek, waktu tersebut bisa disesuaikan. Evaluasi yang dilakukan secara
jujur dan terbuka terhadap alur kerja akan membantu memperbaiki proses dan
mencapai hasil yang lebih efektif.
Menjaga
Keseimbangan antara Kerja dan Istirahat
Salah satu aspek yang
sering kali terabaikan dalam produktivitas adalah keseimbangan antara kerja
dan istirahat. Dalam upaya untuk menghindari false productivity, sangat
penting untuk memberi tubuh dan pikiran waktu untuk pulih.
Waktu istirahat yang
cukup tidak hanya penting untuk kesehatan fisik, tetapi juga untuk kesehatan
mental dan kreativitas. Tanpa istirahat yang cukup, tubuh dan pikiran akan
kehilangan fokus dan energi, yang akhirnya mengarah pada penurunan
produktivitas.
Metode seperti Pomodoro
Technique, di mana seseorang bekerja dalam periode waktu tertentu diikuti
dengan waktu istirahat singkat, dapat membantu menjaga keseimbangan ini.
Mengatur waktu untuk beristirahat setelah bekerja keras tidak hanya membantu
memulihkan energi, tetapi juga mempercepat pemulihan kognitif yang diperlukan
untuk sesi kerja berikutnya.